1．基本方針

業務支援研究所（以下「当方」といいます。）は、 FIRENOTE、YOBO.AI、NOLECTAその他当方が提供する商品・サービスにおいて取り扱う個人情報および利用情報を重要な情報と認識し、 個人情報の保護に関する法律その他関係法令を遵守し、適切に取り扱います。

当方は、取得する情報をサービスの提供、運営、安全性の確保その他本ポリシーに定める目的の範囲で取り扱い、 必要かつ適切な安全管理措置を講じます。

2．事業者情報

3．本ポリシーの対象

本ポリシーは、FIRENOTEのウェブサイト、FIRENOTE AI、YOBO.AI、NOLECTA、 電子データ・出版物等の販売、個人向けサービス、法人向けサービス、 問い合わせ、公式LINE、メール配信その他当方が提供するサービスにおける情報の取扱いに適用されます。

第三者が提供するウェブサイト、アプリ、決済サービス、LINEその他の外部サービスについては、 当該第三者が定める利用規約およびプライバシーポリシー等が適用される場合があります。

4．取得する情報

会員登録・契約等に関する情報

当方は、サービスに応じて、氏名、組織名、部署名、住所、電話番号、 メールアドレス、ユーザーID、アカウント情報、申込み内容、契約情報、 契約プラン、購入履歴、決済状況、問い合わせ内容その他利用者が提供する情報を取得する場合があります。

AIサービスの利用に関する情報

YOBO.AI、NOLECTAその他のAI機能では、利用者識別情報、質問内容、AI回答、 検索結果、利用したAIまたは機能、回答方法、利用日時、利用回数、処理状況、 エラー情報その他サービス提供に必要な情報を取得または保存する場合があります。

登録資料に関する情報

NOLECTAその他資料登録機能を利用した場合、利用者が登録したPDFその他の資料、 資料名、ファイル情報、資料メタデータ、登録日時、参照状態、削除状態その他資料管理に必要な情報を取得または保存する場合があります。

LINE連携に関する情報

FIRENOTEの公式LINEから本サービスを利用する場合、 LINE上の利用者識別情報、FIRENOTE会員アカウントとの連携情報、 LINEから送信された質問、利用したAI、利用日時その他LINE経由でのサービス提供に必要な情報を取得する場合があります。

技術的に取得される情報

IPアドレス、ブラウザ・端末情報、Cookie、アクセス日時、アクセス先、 操作履歴、通信結果、エラー情報その他ウェブサイトおよびサービスの利用に伴い技術的に取得される情報を取得する場合があります。

5．情報の取得方法

当方は、申込みフォーム、問い合わせフォーム、電子メール、公式LINE、 会員登録、商品購入、ログイン、本サービスの利用、AIへの質問、 資料アップロードその他適法かつ公正な方法により情報を取得します。

また、サービスの利用に伴い、アクセスログ、利用履歴その他の情報がシステム上自動的に記録される場合があります。

6．利用目的

当方は、取得した情報を、商品・サービスの提供、本人確認、会員認証、 契約手続、利用環境の構築、請求・決済、購入履歴管理、利用回数管理、 質問・回答履歴の管理、資料管理、問い合わせ対応、サポート、 障害対応、セキュリティ確保、不正利用防止その他サービス運営に必要な目的で利用します。

また、検索精度および回答品質の確認、サービス利用状況の分析、 サービス品質改善、新機能・新サービスの開発、システムの改善、 重要なお知らせの送信等に利用する場合があります。

利用者が希望した場合、または法令上認められる範囲で、 FIRENOTEの商品・サービス、イベント、キャンペーン等の案内を送信する場合があります。

7．FIRENOTE AI・YOBO.AIにおける情報の取扱い

FIRENOTE AIおよびYOBO.AIでは、質問に対する回答生成、法令・資料の検索、 根拠情報の取得、回答表示、利用回数管理、不具合調査、安全性確保その他サービス提供に必要な範囲で、 質問内容、検索情報、回答その他の情報を処理します。

質問内容等は、回答生成その他サービス提供に必要な範囲で、 クラウドサービス、AIサービスその他外部サービスを通じて処理される場合があります。

当方は、利用者または利用組織の非公開情報を、 不特定第三者への広告・販売を目的として利用しません。

利用者または利用組織の非公開情報を、 第三者向け汎用AIモデルの学習そのものを目的として当方が利用する場合には、 必要に応じて別途同意その他適切な手続きを行います。

8．NOLECTAにおける登録資料の取扱い

NOLECTAでは、利用者自身が登録した資料を検索し、その内容をもとにAI回答を生成する機能を提供する場合があります。

登録された資料は、関連情報の検索、AIによる回答生成、資料一覧表示、 AI参照状態の管理、資料の追加・参照停止・削除その他NOLECTAの提供に必要な範囲で処理します。

登録資料そのものの著作権その他の権利は、 本サービスへの登録によって当方へ移転するものではありません。

利用者は、登録する資料について、必要な権利または利用権限を有していることを確認してください。

本サービスは登録資料の原本保管またはバックアップを目的としたサービスではありません。 重要な資料の原本は、利用者自身で適切に保管してください。

9．個人情報・機密情報等の入力に関する注意

本サービスは、個人情報や機密情報を保管することを主目的としたサービスではありません。

利用者は、AIへの質問、会話、資料登録その他本サービスへの入力に際し、 業務上必要性のない個人情報、機密情報その他保護すべき情報を入力または登録しないでください。

特に、氏名、住所、電話番号、メールアドレス、生年月日、個人番号、 顔写真、健康情報、金融情報、パスワード、認証情報、 第三者の個人情報、所属組織の非公開情報、営業秘密、 未公表情報その他機密性の高い情報の入力・登録は避けてください。

火災調査、査察、違反処理、届出、相談記録その他消防実務に関する資料を登録する場合も、 個人名、住所、連絡先、関係者名その他個人を特定できる情報を削除または匿名化してください。

やむを得ず個人情報等を取り扱う場合は、 利用者自身の責任において、当該情報を本サービスで処理するために必要な権限、 適法性および必要性を確認し、必要最小限の範囲としてください。

10．法人・消防本部等が登録する資料

法人・消防本部その他の組織向けサービスでは、 利用組織が条例、内部資料、運用資料その他の情報を登録する場合があります。

利用組織は、登録資料に個人情報その他保護すべき情報が含まれる場合、 自らに適用される法令、条例、内部規程、秘密保持義務等に従い、 当該情報を本サービスで処理するために必要な権限および適法性を確認するものとします。

業務上必要性のない個人情報、個人番号、パスワードその他の認証情報、 秘密情報等を登録しないようお願いします。

11．LINE連携における情報の取扱い

本サービスでは、FIRENOTE会員と公式LINE上の利用者を適切に識別するため、 LINE上の利用者識別情報とFIRENOTE会員情報を関連付ける場合があります。

LINE経由で送信された質問は、 YOBO.AI、NOLECTAその他選択されたAI機能へ送信され、 回答生成その他サービス提供に必要な処理が行われます。

LINEアカウントの認証情報やパスワードを当方が取得することを目的とするものではありません。

LINE自体における情報の取扱いについては、 LINEサービス提供者が定める利用規約およびプライバシーポリシー等も適用されます。

12．質問・回答履歴および利用ログ

本サービスでは、サービス提供、会話履歴表示、利用状況確認、 利用回数管理、障害調査、不正利用防止、品質維持その他のため、 質問内容、AI回答、利用日時、利用した機能、処理結果その他の利用履歴を保存する場合があります。

また、セキュリティ、障害対応、不正利用防止、システム運用等のため、 IPアドレス、アクセス日時、通信結果、エラー情報その他の技術ログを保存する場合があります。

これらの情報は、利用目的の達成に必要な範囲で取り扱います。

13．決済情報

商品・サービスの決済には、外部の決済サービスを利用する場合があります。

クレジットカード番号その他の決済情報の一部は決済事業者が直接処理し、 当方が完全なカード番号等を保有しない場合があります。

決済事業者における情報の取扱いについては、 当該事業者の利用規約およびプライバシーポリシー等が適用されます。

14．外部サービスおよび業務委託

当方は、本サービスの提供に必要な範囲で、 クラウド基盤、AI処理、データベース、ストレージ、決済、 メール配信、通信、システム保守その他の業務を外部事業者へ委託する場合があります。

利用する外部サービスには、Google Cloud等のクラウドサービス、 AIサービス、Stripe・Square等の決済サービス、 LINE関連サービス、メール配信サービスその他サービス運営に必要なサービスが含まれる場合があります。

この場合、当方は法令に従い、 委託先の選定、契約その他必要かつ適切な管理を行います。

外部サービスには、それぞれの事業者が定める利用規約、 データ取扱条件およびプライバシーポリシー等が適用される場合があります。

15．第三者提供

当方は、本人の同意がある場合、法令に基づく場合、 人の生命・身体・財産の保護のために必要な場合その他法令で認められる場合を除き、 個人データを第三者へ提供しません。

利用目的の達成に必要な範囲で個人データの取扱いを委託する場合、 事業承継に伴い情報が承継される場合、 その他法令上第三者提供に該当しない場合は、この限りではありません。

16．国外での処理

本サービスに利用するクラウド、AI、決済その他の外部サービスによっては、 情報が日本国外の設備または日本国外に所在する事業者によって処理される場合があります。

当方は、法令上必要な場合、 提供先の制度、安全管理体制その他必要な事項を確認し、 必要な措置を講じるよう努めます。

17．安全管理措置

当方は、取り扱う情報の漏えい、滅失、毀損、不正アクセス等を防止するため、 情報の性質に応じて、アクセス権限管理、認証、通信保護、 システム管理、ログ管理、クラウドサービス上の権限制御、 委託先管理その他合理的な安全管理措置を講じます。

本サービスでは、利用者ごとの情報を適切に分離・管理するための仕組みを採用する場合があります。

ただし、インターネットを利用するサービスの性質上、 あらゆる不正アクセス、サイバー攻撃、通信障害その他の事故を完全に防止できることを保証するものではありません。

利用者自身も、パスワード、端末、LINEアカウントその他認証情報を適切に管理してください。

18．保存期間

当方は、利用目的の達成、契約管理、会計・税務、セキュリティ、 不正利用防止、障害調査、紛争対応その他必要な期間、情報を保存します。

質問・回答等の利用履歴については、 サービス提供、履歴表示、障害調査その他必要な期間保存し、 その必要性がなくなった情報は順次削除または匿名化する場合があります。

登録資料については、利用者による削除、契約終了、 サービス仕様その他所定の条件に応じて削除される場合があります。

法令上保存が必要な取引、契約、会計その他の情報については、 サービス退会後も必要な期間保存する場合があります。

19．登録資料の削除およびAI参照停止

利用者が登録資料を「AI参照停止」とした場合、 当該資料をAIの検索・回答対象から除外することがありますが、 資料自体は保存された状態となる場合があります。

利用者が資料を削除した場合、 通常の利用画面およびAI検索対象から削除します。

ただし、障害復旧用バックアップ、技術ログ、 一時処理データその他システム運用上必要な情報については、 削除後も一定期間残存する場合があります。

この場合、当方は通常のサービス利用を目的として当該情報を継続利用しません。

20．退会・契約終了後の情報

利用者が本サービスを退会または解約した場合でも、 法令上の保存義務、契約・料金管理、紛争対応、 不正利用防止その他正当な理由がある場合には、 必要な情報を一定期間保存する場合があります。

保存する必要がなくなった情報については、 順次削除または匿名化します。

21．Cookie・アクセス解析

当方のウェブサイトでは、ログイン状態の維持、利便性向上、 利用状況の把握、セキュリティ確保、サービス改善その他の目的で、 Cookieその他類似の技術を利用する場合があります。

Cookieはブラウザの設定により制限または無効化できますが、 その場合、ログインその他一部の機能を正常に利用できなくなる場合があります。

22．漏えい等が発生した場合

個人データの漏えい、滅失、毀損その他の事故が発生した場合、 当方は事実関係を確認し、被害拡大防止、原因調査、 再発防止その他必要な措置を講じます。

法令上必要な場合、 個人情報保護委員会その他関係機関への報告および本人への通知等を行います。

23．開示・訂正・利用停止等

本人は、当方が保有する自己に関する保有個人データについて、 法令に従い、利用目的の通知、開示、訂正、追加、削除、 利用停止、消去または第三者提供停止等を請求できる場合があります。

請求の際は、本人確認その他必要な確認を行う場合があります。

法令により当方が請求に応じる義務を負わない場合、 または本人もしくは第三者の権利利益を害するおそれがある場合等には、 その全部または一部に応じない場合があります。

24．未成年者の利用

未成年者が本サービスを利用する場合は、 必要に応じて親権者その他法定代理人の同意を得たうえで利用してください。

25．第三者サイト・サービス

当方ウェブサイトまたは本サービスから第三者のウェブサイト、 アプリその他サービスへ移動した場合、 その第三者による情報の取扱いについては、 当該第三者のプライバシーポリシー等が適用されます。

当方は、第三者サービスにおける情報の取扱いについて、 当方が直接管理できる範囲を超えて責任を負うものではありません。

26．事業承継

法人化、事業譲渡、合併、会社分割その他の事業承継が行われた場合、 法令に従い、本サービスに関する個人情報その他の情報が承継先へ移転される場合があります。

27．本ポリシーの変更

当方は、法令、サービス内容、利用する技術、 外部サービスその他の変更に応じて、 本ポリシーを変更する場合があります。

重要な変更を行う場合は、 ウェブサイト、サービス画面、電子メールその他適切な方法により周知します。

変更後のプライバシーポリシーは、 当方が別途定める場合を除き、 ウェブサイト等へ掲載した時点から適用されます。

28．お問い合わせ窓口

制定・改定

制定日：2025年5月1日

最終改定日：2026年9月25日